Was ist ESIS? Wie funktioniert ESIS? Was leistet ESIS?

Über ESIS erhalten Sie künftig die meisten Elterninformationen automatisch an Ihre E-Mail-Adresse.

Bislang wurden Informationen seitens der Schule in Papierform als Eltern– oder Schulbrief an die Sie weitergeleitet. Der Empfang für diese Informationen muss von Ihnen durch Unterschrift quittiert und wieder an die Schule zurückgeleitet werden. Die Klassenleiter sammeln die Rückmeldeabschnitte während der Unterrichtszeit ein und überprüfen diese auf Vollständigkeit. Für dieses Verfahren braucht man viel Zeit, was die eigentliche Unterrichtszeit entsprechend verkürzt. Außerdem fällt in der Schulverwaltung zusätzlicher Arbeitsaufwand für das Kopieren und Verteilen an.  Der Papierverbrauch ist ebenfalls sehr hoch.

Wie an verschiedenen bayerischen Gymnasien und Realschulen bereits geschehen, wird nun auch die Luitpoldschule ein neues, EDV-basiertes System (ESIS) einsetzen. Seit einigen Jahren senden wir deshalb auf Wunsch alle Informationsschreiben direkt per Mail an die Eltern. Sollte jemand an ESIS nicht teilnehmen wollen, so ist es möglich, die Rundschreiben wie bisher in Papierform über das Kind zu erhalten.

Das ESIS-Verfahren bringt folgende Vorteile:

  • Die Informationen können die Eltern schneller und zuverlässiger erreichen, z.B. auch dann, wenn ihr Kind krank ist, während das Rundschreiben ausgegeben wird.
  • Die Klassenlehrer können die Klasseneltern kurzfristiger erreichen.
  • Die Rückmeldung über den Empfang der Infoschreiben wird einfach per E-Mail quittiert und von ESIS mit den Klassenlisten abgeglichen.
  • Die Umwelt wird geschont, da viel weniger Papier verbraucht wird.

ESIS funktioniert am besten, wenn es von möglichst allen Erziehungsberechtigten genutzt wird. Bitte melden Sie sich zügig in ESIS an, damit das System ideal genutzt werden kann.

Hinweise zum Datenschutz

Im Falle Ihrer Anmeldung werden Ihre E-Mail – Adresse, der Name Ihres Kindes und die von ihm besuchte Klasse elektronisch gespeichert. Diese Daten werden dann nur für das Elterninformationssystem ESIS verwendet und darüber hinaus weder genutzt noch an nicht mit der ESIS-Administration beauftragte Dritte weitergegeben. Mit der technischen Abwicklung von ESIS ist Herr Herbert Elsner, Erlangen, betraut. Dieser Dienstleister hat ebenfalls Zugang zu den o.g. Daten. Er darf diese jedoch nur zur Administration von ESIS und nicht zu anderen Zwecken verwenden. Darüber hinaus ist er verpflichtet, die Informationen den deutschen Datenschutzgesetzen gemäß zu behandeln. Eine Vertraulichkeitserklärung von Herrn Elsner liegt der Schule vor, das Verfahren ist vom Kultusministerium genehmigt. Die Einhaltung der Datenschutzrichtlinien wird streng kontrolliert.

 

Hinweise zur ESIS-Nutzung

Wenn Sie ein Infoschreiben der Schule per E-Mail erhalten, werden Sie in der Regel von Ihrem E-Mail- Programm aufgefordert, eine Lesebestätigung an die Luitpoldschule zurückzusenden. Sobald diese Aufforderung erscheint, brauchen Sie nur auf „O.K.“ klicken und das Rundschreiben ist somit rückbestätigt. Falls Ihr E-Mail-Programm Sie nicht zu solch einer Lesebestätigung auffordert, so schicken Sie die E-Mail über die Schaltfläche „Antworten“ und „Senden“ einfach unverändert an ESIS zurück. Dabei wird lediglich eine Kopie der E-Mail gesendet, die Originalnachricht verbleibt dabei in Ihrem Postfach. ESIS bewertet eine zurückgesendete E-Mail ebenfalls als Empfangsbestätigung.

Lesen Sie bitte alle Mails bzw. die Rundschreiben sorgfältig durch. Sollte sich am Ende des Rundschreibens ein Rücklaufzettel befinden, bei dem eine Entscheidung notwendig ist (z.B. Wahlpflichtfach, etc.), dann leiten Sie bitte den ausgedruckten Abschnitt über Ihr Kind an den Klassenleiter zurück. Bei den meisten Mails wird aber nur eine Bestätigung über die Kenntnisnahme gefordert. Diese brauchen Sie nicht auszudrucken und zurückzugeben, sondern hier reicht die elektronische Rückbestätigung, die somit Ihre Unterschrift ersetzt.

Sollten Sie eine E-Mail-Adresse bei gmx.de, web.de oder googlemail.com besitzen, dann bitten wir Sie, die ESIS-Absender-Adresse der Luitpoldschule (Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!) in Ihre Liste der „vertrauenswürdigen Adressen" bzw. „Freunde" einzutragen und in Ihr Adressbuch zu übernehmen, damit ESIS-Mails nicht als SPAM (Werbemüll) klassifiziert werden. Wie Sie dies vornehmen können, lesen Sie auf unserer Homepage bei ESIS unter „häufig gestellte Fragen“ nach.

Eltern mit Kindern in unterschiedlichen Jahrgangsstufen erhalten die Informationen nur einmal, wenn es beide Kinder betrifft.

Zuletzt machen wir Sie darauf aufmerksam, dass es in Ihrer Verantwortung liegt, den elektronischen Elternbrief persönlich zu empfangen und selbst die elektronische Rückbestätigung vorzunehmen, da diese Ihre Unterschrift zur Kenntnisnahme ersetzt.

 

 

Antworten auf häufig gestellte Fragen zu ESIS

„Ich bin bei ESIS angemeldet, bekomme jedoch keine Informationsmails.“

oder

„Die ESIS-Mails kommen immer im Spamordner an.“

Dieses Problem tritt wegen der verschärften Spamfilterregeln v.a. bei gmx.de, web.de und googlemail.com relativ häufig auf. Hierbei wird die Mail der Luitpoldschule als Spam (Werbemüll) angesehen.

Abhilfe:
Aufnahme von Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein! ins Adressbuch bzw. in „Kontakte“.

Veränderung der „Einstellungen des Spamfilters“ Ihres E-Mail-Kontos: Sie sollten die Adresse Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein! in Ihre „Whitelist“ eintragen. Diese finden Sie beispielsweise bei gmx-Freemail unter „E-Mail“ → „Optionen“ → „Spam-Schutz“ → „erweiterte Einstellungen“. Bei web.de finden Sie diese unter „Einstellungen“ → „Sicherheit“ → „Erwünscht-Liste“. Bei googlemail müssen Sie einen neuen Filter erstellen (z. B. unter „Optionen“ → „E-Mail-Einstellungen“ → „neuen Filter erstellen“). Hier müssen Sie dann die Luitpoldschul-Adresse unter „von“ eintragen und im „nächsten Schritt“ den Haken vor „nie als Spam einstufen“ setzen.

Tritt das Problem wiederholt auf: Kontaktaufnahme mit dem Sekretariat, um die gespeicherten Daten überprüfen zu lassen, ggf. ist beim Eingeben der E-Mail-Adresse ein Tippfehler unterlaufen.

„Wie kann ich die Mail als gelesen bestätigen?“

ESIS fordert prinzipiell eine Lesebestätigung an, die Sie nur noch mit O.K. bestätigen müssen, sobald Sie dazu aufgefordert werden.

Erfolgt diese Aufforderung nicht, dann senden Sie die erhaltene E-Mail direkt an ESIS in unveränderter Form zurück. Hierzu gehen Sie einfach auf die Schaltfläche „Antworten“ und dann auf „Senden“. Bitte keine Veränderungen, auch nicht im Betreff, durchführen.

„Das aufgerufene ESIS-Formular wird verzerrt dargestellt.“

Vermeiden Sie, zwei verschiedene ESIS-Formulare nacheinander aufzurufen. Schließen Sie Ihren Internet-Browser - starten Sie anschließend den Vorgang erneut.

„Ich bin bei ESIS angemeldet, bekomme dieselben Informationsmails aber mehrmals zugesendet.“

Bestätigen Sie die Aufforderung, eine Lesebestätigung zu schicken sofort nach dem Öffnen der E-Mail.

Falls diese Aufforderung nicht erscheinen sollte, einfach eine Antwortmail – ohne Veränderungen im Betreff und im Text - zurückschicken.

Überprüfen Sie noch, ob Sie bei ESIS mehrere E-Mail-Adressen angegeben haben. ESIS betrachtet Informationsschreiben erst dann als bestätigt, wenn eine Rückmeldung von allen E-Mail-Adressen erfolgt ist.

Wenn diese Vorgehensweisen nicht für Abhilfe sorgen, nehmen Sie bitte Kontakt mit dem Sekretariat der Schule auf.

„Meine Mailadresse hat sich geändert.“

Senden Sie eine E-Mail mit den geänderten Daten an Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!. Eine Änderung der Mailadresse können Sie auch mit diesem Formular vornehmen.

„Ich möchte in ESIS aufgenommen / aus ESIS gestrichen werden.“

Senden Sie eine E-Mail mit dem entsprechenden Wunsch unter Angabe von Name/Klasse des Kindes und Ihrer E-Mail-Adresse, an die die ESIS-Mails versendet werden sollen, an Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!.

„Ich bekomme zwar die Mails, der Dateianhang lässt sich jedoch nicht öffnen.“

Installieren Sie die neueste Version von „Acrobat Reader“. Falls dies nicht hilft, kann es auch an erhöhten Sicherheitseinstellungen des Browsers liegen. Kopieren Sie dann den Link aus der E-Mail in die Adresszeile Ihres Browsers.

„Mein Internetzugang ist vorübergehend unterbrochen.“

Lassen Sie sich über Ihr Kind für diese begrenzte Zeit im Sekretariat eine Kopie des Informationsschreibens geben.

„Ich erhalte für meine beiden Kinder an der Luitpoldschule nur eine E – Mail.“

Wenn für Ihre beiden Kinder identische Mitteilungen bestimmt sind, optimiert ESIS den Versand der Infoschreiben, d.h. Sie erhalten das Schreiben nur einmal, sofern es beide Kinder betrifft.

„Ich erhalte zwar ESIS an meine t-online-Adresse, jedoch ist sie ohne Betreff und lässt sich nicht öffnen."

Das Standard- E-Mail-Center von t-online hat noch Probleme mit ESIS-Mails. Wechseln Sie daher für das Lesen der ESIS-Mails zum "neuen E-Mail-Center". Diesen Link finden Sie rechts oben in Ihrem t-online E-Mail-Center.
Bei Bedarf können Sie nach dem Schließen der ESIS-Mails wieder auf entsprechendem Wege zum "E-Mail Center Standard" wechseln.